5 Valkuilen bij het Kiezen van een Nieuwe ICT-Partner (en hoe je ze kunt voorkomen)

Een nieuwe ICT-partner kiezen is vaak een moeilijke beslissing. Een verkeerde keuze kan leiden tot hoge kosten, problemen, irritatie en het belemmeren van je groei. Met de vijf meest voorkomende valkuilen in het achterhoofd voorkom je een verkeerde keuze.

Valkuil 1: Onvoldoende Kennis van de Markt

ICT is complex en verandert elke dag. Veel bedrijven denken dat ze alles goed geregeld hebben, maar vaak is dat niet zo. Dit kan leiden tot grote problemen. Technische fouten, maar ook door medewerkers die per ongeluk een wachtwoord delen of inloggen op onbeveiligde netwerken.

ICT omvat veel meer dan alleen computers en netwerken. Het gaat ook over cybersecurity, software-updates en zorgen dat alle systemen goed op elkaar zijn afgestemd. Door de razendsnelle ontwikkeling in onze sector, is het essentieel om een partner te hebben die altijd op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen en mogelijke dreigingen.

Hoe voorkom je dit:

Kies een ICT-partner met uitgebreide kennis van de markt. Een goede partner blijft op de hoogte van de nieuwste trends en ontwikkelingen en deelt deze kennis met jou. Regelmatige updates en adviezen zijn essentieel om je bedrijf te beschermen tegen de nieuwste dreigingen. Vraag je ICT-partner om voorbeelden van hoe ze andere klanten hebben geholpen om bij te blijven met technologische veranderingen. Dit geeft je vertrouwen dat ze jouw bedrijf ook goed kunnen ondersteunen.

Valkuil 2: Gebrek aan Transparantie

Veel ICT-bedrijven werken met pakketten, waardoor klanten vaak moeten vertrouwen op hun woord. Dit maakt het lastig om te begrijpen wat er daadwerkelijk geregeld is. Transparantie is cruciaal omdat je als klant moet weten waar je aan toe bent en wat je kunt verwachten.

Een gebrek aan transparantie kan leiden tot onverwachte kosten en ongemakken. Bijvoorbeeld, een ICT-partner kan extra kosten in rekening brengen voor diensten die niet duidelijk zijn gecommuniceerd of gedocumenteerd.

Hoe voorkom je dit:

Vertrouwen is belangrijk, maar bewijs nog meer. Zorg ervoor dat je ICT-partner regelmatig rapportages deelt waarin precies staat wat er is gecontroleerd en wat de status is. Dit geeft je inzicht in de beveiliging en prestaties van je systemen en zorgt ervoor dat je weet waar je aan toe bent. Vraag je ICT-partner om een duidelijk overzicht van alle kosten en diensten. Transparante communicatie helpt je om onaangename verrassingen te voorkomen en geeft je het vertrouwen dat je geld goed wordt besteed.

Valkuil 3: Te Veel Focus op Prijs

Een te sterke focus op prijs kan leiden tot bezuinigingen op essentiële beveiligingsopties. Dit verhoogt het risico op verlies of beschadiging van belangrijke data. Het is vreemd dat een werkplek maar een paar tientjes per medewerker mag kosten, terwijl andere bedrijfsfaciliteiten vaak duurder zijn, zoals auto’s.

Wanneer bedrijven alleen naar de prijs kijken, missen ze vaak de waarde van goede kwaliteit en service. Een goedkope ICT-partner kan uiteindelijk duurder uitpakken als er problemen ontstaan die niet snel en effectief worden opgelost.

Hoe voorkom je dit:

Overweeg ook de kwaliteit van de dienstverlening. Zoek naar referenties en klantervaringen die de betrouwbaarheid van de partner aantonen. Het gevoel bij de partner moet goed zijn en de prijs-kwaliteitverhouding moet in balans zijn. Vraag potentiële ICT-partners naar hun aanpak voor beveiliging en support. Zorg ervoor dat ze een proactieve benadering hebben en niet alleen reageren op problemen nadat ze zich hebben voorgedaan.

Valkuil 4: Vergeten van Toekomstige Groei

Als je ICT-partner niet met je meegroeit, zal je bedrijf ook stagneren. ICT is een continu proces van ontwikkelen en optimaliseren. Zeker in de huidige snelle technologische wereld is dit essentieel. De behoeften van je bedrijf zullen veranderen naarmate je groeit, en je ICT-partner moet flexibel genoeg zijn om die veranderingen te ondersteunen.

Een partner die niet met je meegroeit, kan je bedrijf vertragen en zelfs schaden. Als je bijvoorbeeld afhankelijk bent van een kleine ICT-partner die niet voldoende middelen heeft om snel op problemen te reageren, kan dit leiden tot lange downtime en verlies van productiviteit.

Hoe voorkom je dit:

Kies een partner die jouw toekomstige groei kan ondersteunen. Een te kleine partner kan niet de continuïteit en snelle hulp bieden die je nodig hebt, terwijl een te grote partner persoonlijke aandacht en betrokkenheid kan missen. Zoek naar een partner die een goede balans biedt. Vraag je ICT-partner naar hun capaciteit om mee te schalen met jouw bedrijf. Dit betekent niet alleen het leveren van extra hardware en software, maar ook het hebben van voldoende gekwalificeerd personeel om je te ondersteunen.

Valkuil 5: Slechte Communicatie

Slechte communicatie kan leiden tot onzekerheid en wantrouwen. Dit gebeurt wanneer een ICT-partner niet duidelijk communiceert over wat er is gedaan, of het nu gaat om probleemoplossing of optimalisatie. Goede communicatie is de sleutel tot een succesvolle samenwerking.

Zonder duidelijke communicatie weet je niet wat je kunt verwachten en is het moeilijk om de voortgang van projecten te volgen. Dit kan frustratie en onduidelijkheden veroorzaken waardoor de samenwerking niet beter wordt.

Hoe voorkom je dit:

Goede communicatie is essentieel. Zorg ervoor dat je ICT-partner regelmatig updates geeft over de status van je systemen en de uitgevoerde werkzaamheden. Dit geeft je vertrouwen en zorgt ervoor dat je weet dat alles goed geregeld is. Persoonlijke hulp bij zowel simpele als complexe vraagstukken is een teken van betrokkenheid en professionaliteit. Vraag je ICT-partner bijvoorbeeld om een vast aanspreekpunt binnen hun organisatie. Dit helpt om duidelijke verwachtingen te stellen en zorgt ervoor dat je altijd weet bij wie je terecht kunt met vragen of problemen.

Zoek een partij die bij jouw organisatie past

Bij Aucuba ICT Bedrijf Breda werken mensen met een passie en persoonlijke aandacht voor mensen en techniek. We helpen MKB bedrijven aan eenvoudige en duidelijke oplossingen die aantoonbaar bijdragen aan een veilige en betrouwbare werkomgeving. Onze klanten vertellen je daar meer over. 

Wil je ook een digitale werkomgeving waar je op kunt vertrouwen? Neem contact met ons zodat we kennis kunnen maken. 

Deze bedrijven halen nu al het maximale uit hun werkplek