Wat kost werkplekbeheer?

Werkplekbeheer kost gemiddeld tussen de €40 en €150 per werkplek per maand, afhankelijk van het dienstenpakket en de specifieke behoeften van je bedrijf. Deze prijs omvat meestal hardware, software licenties, helpdesk support, monitoring en beveiliging. Voor kleinere MKB-bedrijven ligt de prijs vaak rond de €50-€80 per werkplek, terwijl uitgebreidere pakketten met geavanceerde beveiliging en 24/7 support richting de €100-€150 kunnen gaan. Het is belangrijk om niet alleen naar de prijs te kijken, maar ook naar wat er precies in het pakket zit en welke service levels je krijgt.

Wat is werkplekbeheer precies? #

Werkplekbeheer is een complete IT-dienstverlening waarbij een externe partij de volledige verantwoordelijkheid neemt voor alle IT-werkplekken binnen je bedrijf. Dit gaat veel verder dan alleen het leveren van computers of het oplossen van problemen. Het omvat het beheer van hardware, software installaties, updates, beveiliging, back-ups en dagelijkse support voor je medewerkers.

Bij werkplekbeheer krijg je één aanspreekpunt voor al je IT-zaken. Dit betekent dat je niet meer zelf hoeft na te denken over welke laptops je moet aanschaffen, welke software licenties je nodig hebt of hoe je de beveiliging op orde houdt. De Managed Service Provider regelt alles van A tot Z.

Het grote verschil met losse IT-diensten is de proactieve aanpak. In plaats van dat je belt als er iets kapot is, houdt de beheerder continu in de gaten of alles goed werkt en grijpt in voordat problemen ontstaan. Dit zorgt voor veel minder storingen en een hogere productiviteit van je medewerkers.

Hoeveel kost werkplekbeheer gemiddeld per maand? #

De kosten voor werkplekbeheer in Nederland variëren sterk, maar de meeste MKB-bedrijven betalen een vast bedrag per werkplek per maand. Dit model maakt de kosten voorspelbaar en transparant. Je weet precies waar je aan toe bent zonder verrassingen achteraf.

Voor een basispakket met standaard hardware, Office-software, antivirus en helpdesk tijdens kantooruren betaal je meestal het minst. Wil je uitgebreidere diensten zoals 24/7 support, geavanceerde cybersecurity of speciale software, dan stijgt de prijs. Ook het aantal werkplekken speelt een rol: hoe meer werkplekken, hoe interessanter de prijs per werkplek vaak wordt.

Het SLA-niveau (Service Level Agreement) heeft grote invloed op de prijs. Een SLA met gegarandeerde responstijden van 4 uur kost minder dan één waarbij binnen 30 minuten gereageerd moet worden. Voor de meeste MKB-bedrijven is een standaard SLA met responstijden tussen 2-4 uur prima toereikend.

Welke diensten zitten er in werkplekbeheer? #

Een standaard werkplekbeheer pakket bevat meer dan je misschien denkt. De basis bestaat uit hardware provisioning (het leveren en configureren van laptops of desktops), software licenties voor standaard programma’s, en natuurlijk helpdesk support voor dagelijkse vragen en problemen.

Daarnaast krijg je meestal:

• Proactieve monitoring van alle systemen
• Automatische updates en patches
• Back-up van belangrijke bestanden
• Basis cybersecurity met antivirus en firewall
• Gebruikersbeheer en wachtwoordbeleid
• Remote support mogelijkheden

Het verschil tussen basis en uitgebreide pakketten zit vooral in de extra’s. Denk aan geavanceerde cybersecurity met threat detection, mobiel device management voor smartphones en tablets, of specialistische software ondersteuning. Ook de support tijden verschillen: basis is vaak alleen tijdens kantooruren, terwijl uitgebreide pakketten 24/7 bereikbaarheid bieden.

Wat bepaalt de prijs van werkplekbeheer? #

De belangrijkste factor die de prijs bepaalt is het aantal werkplekken dat je afneemt. Maar er spelen meer zaken mee. Het type hardware dat je kiest maakt veel uit: een basis laptop is goedkoper in beheer dan een high-end werkstation voor grafisch ontwerp.

Je software requirements hebben ook grote impact. Standaard Office-pakketten zijn meestal inbegrepen, maar specialistische software zoals CAD-programma’s of boekhoudpakketten verhogen de prijs. Het support niveau dat je wenst speelt eveneens mee: wil je binnen een uur geholpen worden of is de volgende werkdag ook goed?

Cloud diensten en mobiele devices maken werkplekbeheer complexer en dus duurder. Als je medewerkers overal moeten kunnen werken met toegang tot cloudapplicaties en hun eigen smartphones, vraagt dit om extra beheerdiensten. Ook compliance eisen vanuit je branche kunnen de kosten verhogen door extra beveiligingsmaatregelen.

Hoe vergelijk je werkplekbeheer aanbieders? #

Bij het vergelijken van MSP aanbieders is het belangrijk verder te kijken dan alleen de prijs. Vraag altijd wat er precies in het pakket zit. Sommige aanbieders rekenen extra voor zaken die bij anderen standaard zijn, zoals het vervangen van defecte hardware of het installeren van nieuwe software.

Stel deze vragen bij elke aanbieder:

• Welke diensten zitten exact in de prijs?
• Zijn er opstartkosten of andere verborgen kosten?
• Hoe flexibel zijn de contractvoorwaarden?
• Wat zijn de exacte responstijden en service levels?
• Hoe wordt omgegaan met groei of krimp van het bedrijf?

Pas op voor aanbieders die veel te goedkoop zijn. Vaak blijkt dat belangrijke diensten ontbreken of dat de service ondermaats is. Een betrouwbare partner is transparant over kosten en levert wat beloofd wordt.

Wanneer is werkplekbeheer voordeliger dan intern IT-beheer? #

Voor de meeste MKB-bedrijven wordt werkplekbeheer interessant vanaf ongeveer 10-15 werkplekken. Onder dit aantal zijn de kosten voor een eigen IT-medewerker vaak nog te rechtvaardigen. Boven de 50 werkplekken kan intern beheer weer interessant worden, maar dit hangt sterk af van je specifieke situatie.

Bij de kostenanalyse moet je verder kijken dan alleen het salaris van een IT-medewerker. Denk ook aan:

• Kosten voor training en certificeringen
• Vervanging bij ziekte of vakantie
• Investeringen in beheertools en software
• Het risico van kennisleemtes bij complexe vraagstukken

Werkplekbeheer biedt vooral voordelen door de schaalgrootte en expertise van de aanbieder. Je krijgt toegang tot een heel team van specialisten voor de prijs van één medewerker. Bovendien ben je altijd verzekerd van continuïteit, ook als iemand ziek is of met vakantie gaat.

Conclusie: De juiste keuze voor jouw bedrijf #

De kosten van werkplekbeheer hangen af van veel factoren, maar het belangrijkste is dat je een pakket kiest dat past bij jouw bedrijf. Kijk niet alleen naar de prijs per werkplek, maar vooral naar wat je ervoor terugkrijgt aan diensten, expertise en gemoedsrust.

Een goede werkplekbeheerder ontzorgt je volledig op IT-gebied, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten. Of uitbesteden voordeliger is dan intern beheer hangt af van je bedrijfsgrootte, IT-complexiteit en groeiverwachtingen.

Bij Aucuba geloven we in transparante prijzen en persoonlijke begeleiding. We helpen je graag om de juiste keuze te maken voor jouw situatie. Wil je weten wat werkplekbeheer voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek waarin we samen kijken naar de beste oplossing voor jullie IT-beheer.