Wat zijn uitbestede digitale werkplekdiensten?

Uitbestede digitale werkplekdiensten zijn IT-diensten waarbij een externe partner het volledige beheer van je digitale werkomgeving overneemt. Dit betekent dat alles wat je medewerkers nodig hebben om te werken – van laptops en software tot beveiliging en support – wordt geregeld door een Managed Service Provider. Je betaalt hiervoor meestal een vast bedrag per gebruiker per maand, waardoor je precies weet waar je aan toe bent. Het grote voordeel is dat je je geen zorgen meer hoeft te maken over IT-problemen, updates of storingen, terwijl je medewerkers altijd kunnen werken met moderne en veilige systemen.

Wat zijn uitbestede digitale werkplekdiensten precies? #

Uitbestede digitale werkplekdiensten zijn eigenlijk het complete pakket aan IT-oplossingen dat je medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, maar dan volledig beheerd door een externe IT-partner. Stel je voor dat je een nieuwe medewerker aanneemt. In plaats van zelf een laptop te kopen, software te installeren en alles in te stellen, regel je met één telefoontje dat er een volledig ingerichte werkplek klaarstaat.

Deze dienstverlening omvat veel meer dan alleen hardware. Het gaat om het complete plaatje: de laptop of desktop, alle benodigde software met licenties, beveiligingsoplossingen zoals antivirussoftware en firewalls, back-ups van belangrijke bestanden, en natuurlijk de ondersteuning wanneer er iets niet werkt. Ook de toegang tot bedrijfsapplicaties, e-mail en cloudopslag valt hieronder.

Het mooie is dat je als bedrijf niet meer hoeft na te denken over welke laptop het beste is, welke software je nodig hebt of hoe je alles veilig houdt. De MSP heeft hier specialisten voor die precies weten wat werkt en wat niet. Zij zorgen ervoor dat alles naadloos op elkaar aansluit en dat je medewerkers productief kunnen zijn vanaf dag één.

Hoe werken uitbestede werkplekdiensten in de praktijk? #

In de praktijk werkt het verrassend eenvoudig. Je Managed Service Provider neemt het complete beheer van je IT-werkplekken over. Dit begint met het inventariseren van wat je nodig hebt: hoeveel medewerkers heb je, wat voor werk doen ze, welke programma’s gebruiken ze? Op basis daarvan stellen zij een pakket samen dat perfect aansluit bij jouw bedrijf.

Het dagelijkse beheer gebeurt grotendeels op afstand. Via speciale software kunnen de IT-specialisten je systemen 24/7 in de gaten houden. Ze zien wanneer een harde schijf vol raakt, wanneer software updates nodig heeft, of wanneer er verdachte activiteiten zijn die kunnen wijzen op een cyberaanval. Het mooie is dat ze vaak problemen oplossen voordat jij of je medewerkers er last van hebben – dat noemen we proactief beheer.

Wanneer een medewerker hulp nodig heeft, is er altijd een helpdesk beschikbaar. Dit kan telefonisch, via chat of e-mail, en vaak kunnen problemen direct op afstand worden opgelost. Voor complexere zaken komt er gewoon iemand langs op kantoor. Cloud-technologie speelt hierbij een grote rol: veel applicaties en bestanden staan in de cloud, waardoor medewerkers overal kunnen werken en alles automatisch wordt gebackupt.

Wat is het verschil tussen traditioneel IT-beheer en uitbestede werkplekdiensten? #

Het belangrijkste verschil zit in de aanpak en het niveau van service. Bij traditioneel IT-beheer heb je vaak een IT-medewerker in dienst of schakel je bij problemen een IT-bedrijf in. Dit is reactief: er wordt pas actie ondernomen als er iets misgaat. Bij uitbestede werkplekdiensten krijg je een complete, proactieve dienstverlening waarbij problemen worden voorkomen in plaats van opgelost.

Qua kosten zie je ook grote verschillen. Met intern IT-beheer heb je te maken met salariskosten, maar ook met onverwachte uitgaven voor nieuwe hardware, software-licenties of externe hulp bij complexe problemen. Bij uitbestede diensten betaal je een vast bedrag per maand per werkplek. Dit maakt je IT-kosten voorspelbaar en vaak goedkoper op de lange termijn.

De schaalbaarheid is een ander belangrijk verschil. Groeit je bedrijf? Dan bestel je gewoon extra werkplekken bij. Krimp je tijdelijk? Dan zeg je werkplekken op. Bij intern beheer moet je steeds investeren in nieuwe apparatuur of juist afschrijven op ongebruikte systemen. Ook de expertise verschilt enorm: waar één IT-medewerker niet alles kan weten, heb je bij een uitbestede dienst toegang tot een heel team van specialisten op verschillende gebieden.

Welke onderdelen vallen onder digitale werkplekdiensten? #

Een complete digitale werkplek bestaat uit verschillende onderdelen die allemaal perfect op elkaar moeten aansluiten. Het begint natuurlijk met de hardware: laptops, desktops, monitoren, toetsenborden en muizen. Maar ook smartphones en tablets voor medewerkers die veel onderweg zijn vallen hieronder. De provider zorgt voor de aanschaf, configuratie en vervanging wanneer apparaten verouderd zijn.

Software en licenties vormen het tweede belangrijke onderdeel. Denk aan het besturingssysteem (meestal Windows), Microsoft Office of Microsoft 365, maar ook specifieke software die jouw bedrijf gebruikt. Alle licenties worden centraal beheerd, zodat je altijd compliant bent en nooit teveel of te weinig betaalt.

Beveiliging is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Dit omvat antivirussoftware, firewalls, encryptie van gegevens, veilige verbindingen voor thuiswerkers, en regelmatige beveiligingsupdates. Ook back-ups vallen hieronder: al je belangrijke bestanden worden automatisch en regelmatig gebackupt, zodat je bij een calamiteit snel weer operationeel bent. Tot slot is er de gebruikersondersteuning: een helpdesk die klaarstaat bij vragen of problemen, training voor nieuwe software, en ondersteuning bij het instellen van nieuwe apparaten.

Voor welke bedrijven zijn uitbestede werkplekdiensten geschikt? #

Uitbestede werkplekdiensten zijn vooral interessant voor MKB-bedrijven zonder eigen IT-afdeling. Als je tussen de 10 en 250 medewerkers hebt, is het vaak niet rendabel om een volledig IT-team in dienst te nemen, maar heb je wel professionele ondersteuning nodig. Deze diensten bieden dan de perfecte oplossing: je krijgt de expertise van een groot IT-team voor een fractie van de kosten.

Ook groeiende organisaties hebben veel baat bij deze diensten. Stel dat je bedrijf hard groeit en je regelmatig nieuwe mensen aanneemt. Met uitbestede werkplekdiensten schaal je moeiteloos mee: nieuwe medewerkers krijgen direct een volledig ingerichte werkplek zonder dat jij je druk hoeft te maken over de technische details. Dit geldt ook voor bedrijven die willen moderniseren maar geen grote investeringen kunnen of willen doen. In plaats van in één keer alle hardware te vervangen, stap je over op een modern werkplekconcept met een vast maandbedrag.

Bedrijven met wisselende personeelsbezetting, zoals seizoensbedrijven of projectorganisaties, vinden hier ook een ideale oplossing. Je huurt werkplekken wanneer je ze nodig hebt en zegt ze weer op wanneer het rustiger wordt. Ook organisaties die veel waarde hechten aan beveiliging en continuïteit, maar niet de expertise in huis hebben om dit zelf te regelen, zijn gebaat bij professionele werkplekdiensten.

Belangrijkste voordelen van uitbestede digitale werkplekdiensten #

De voordelen van uitbestede digitale werkplekdiensten zijn talrijk en maken vaak een wereld van verschil voor MKB-bedrijven. Het grootste voordeel is misschien wel de kostenbesparing en voorspelbaarheid. Je weet precies wat je IT je maandelijks kost, zonder verrassingen voor reparaties of vervangingen. Vaak ben je goedkoper uit dan met eigen beheer, zeker als je alle verborgen kosten meerekent.

De schaalbaarheid en flexibiliteit zijn ook enorme pluspunten. Je past je IT-omgeving moeiteloos aan bij de grootte van je bedrijf. Daarnaast zorgt professioneel beheer voor verhoogde productiviteit: je medewerkers verliezen geen tijd met IT-problemen en kunnen zich volledig richten op hun werk. De beveiliging is op enterprise-niveau, iets wat je zelf moeilijk kunt realiseren, en je bent altijd verzekerd van de nieuwste updates en patches.

Wil je weten of uitbestede werkplekdiensten iets voor jouw organisatie zijn? Kijk dan naar je huidige situatie: hoeveel tijd en geld besteed je aan IT? Hoe vaak hebben medewerkers last van IT-problemen? Hoe goed is je beveiliging geregeld? Als je merkt dat IT veel tijd en energie kost terwijl het niet je kernactiviteit is, dan is het tijd om de stap te overwegen. Bij Aucuba helpen we je graag om te ontdekken wat de mogelijkheden zijn voor jouw specifieke situatie. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe we jouw IT-zorgen kunnen wegnemen.