Een managed werkplek en een cloudwerkplek zijn twee verschillende manieren om je ICT-omgeving in te richten. Bij een managed werkplek beheert een externe ICT-partner je lokale hardware en software, terwijl een cloudwerkplek volledig via het internet werkt zonder lokale installaties. Het belangrijkste verschil zit in waar je data staat, hoe je toegang krijgt tot je applicaties en welke flexibiliteit je hebt. Voor MKB-bedrijven hangt de beste keuze af van je specifieke werkprocessen, mobiliteit van medewerkers en IT-budget.
Wat is een managed werkplek precies? #
Een managed werkplek is een ICT-oplossing waarbij een externe partner het complete beheer van je werkplekken overneemt. Dit betekent dat hardware, software, updates en ondersteuning allemaal onder de verantwoordelijkheid van je ICT-dienstverlener vallen. Je werkt nog steeds met fysieke computers op kantoor, maar je hoeft je geen zorgen te maken over het technische beheer.
Bij een managed werkplek krijg je lokaal geïnstalleerde software op je computer. Denk aan Microsoft Office, boekhoudprogramma’s of specifieke branchesoftware. Deze programma’s draaien direct op je apparaat, wat betekent dat je ook zonder internetverbinding aan veel documenten kunt werken. Je data wordt vaak lokaal opgeslagen met regelmatige back-ups naar een beveiligde locatie.
Het grote voordeel is de persoonlijke configuratie. Elke werkplek wordt ingericht volgens jouw specifieke wensen en werkprocessen. Je ICT-partner zorgt voor de installatie, configuratie en het onderhoud van alle software. Bij problemen krijg je directe support, vaak zowel op afstand als on-site. Dit maakt een managed werkplek bijzonder geschikt voor bedrijven die werken met specifieke software of complexe applicaties die veel rekenkracht vragen.
Voor MKB-bedrijven die graag controle houden over hun werkplekomgeving maar het beheer willen uitbesteden, is dit vaak de ideale oplossing. Je combineert de vertrouwde werkomgeving met professioneel beheer door specialisten.
Hoe werkt een cloudwerkplek in de praktijk? #
Een cloudwerkplek draait volledig via het internet. Je applicaties en data staan niet op je lokale computer maar in de cloud. Via een internetbrowser of speciale app krijg je toegang tot je digitale werkplek, ongeacht waar je bent of welk apparaat je gebruikt. Dit geeft je maximale flexibiliteit in waar en hoe je werkt.
In de praktijk log je in op een virtuele desktop die eruitziet als een normale Windows- of Mac-omgeving. Alle programma’s die je nodig hebt zijn daar beschikbaar, van Office-applicaties tot specifieke bedrijfssoftware. Het verschil is dat deze programma’s niet op je eigen apparaat draaien maar op krachtige servers in een datacenter. Je apparaat fungeert alleen als een soort afstandsbediening.
Browser-based werken wordt steeds populairder binnen cloudwerkplekken. Veel moderne applicaties zoals Microsoft 365, Google Workspace of CRM-systemen werken volledig in je browser. Dit betekent dat je zelfs vanaf een tablet of smartphone productief kunt zijn. Je hoeft geen software te installeren of updates uit te voeren – alles gebeurt automatisch in de cloud.
De flexibiliteit om vanaf elke locatie met elk apparaat te werken maakt cloudwerkplekken ideaal voor bedrijven met medewerkers die veel onderweg zijn of thuiswerken. Ook voor organisaties met meerdere vestigingen of flexibele werkplekken biedt dit grote voordelen. Je hebt alleen een stabiele internetverbinding nodig om volledig productief te zijn.
Waarin verschillen managed en cloudwerkplekken fundamenteel? #
Het fundamentele verschil tussen managed en cloudwerkplekken ligt in de infrastructuur en toegankelijkheid. Bij een managed werkplek staat je data lokaal of op bedrijfsservers, terwijl bij een cloudwerkplek alles in externe datacenters draait. Dit heeft directe gevolgen voor hoe je werkt, welke controle je hebt en hoe updates en beheer verlopen.
Qua infrastructuur werkt een managed werkplek met fysieke apparaten die je ICT-partner beheert. Je hebt lokale installaties van software en je data wordt vaak op je eigen netwerk opgeslagen. Een cloudwerkplek daarentegen heeft minimale lokale infrastructuur nodig – alleen een apparaat met internetverbinding. Alle zware IT-infrastructuur staat elders en wordt door de cloudprovider beheerd.
Het beheer verschilt ook aanzienlijk. Bij managed werkplekken heeft je Managed Service Provider directe controle over je systemen en kan specifieke aanpassingen maken. Updates gebeuren gepland en in overleg. Bij cloudwerkplekken verlopen updates automatisch en vaak zonder dat je het merkt. Je hebt minder directe controle maar ook minder zorgen.
De mate van controle over je werkplekomgeving is een belangrijk verschilpunt. Managed werkplekken bieden meer mogelijkheden voor maatwerk en specifieke configuraties. Je kunt exact bepalen welke software waar staat en hoe systemen zijn ingericht. Cloudwerkplekken zijn meer gestandaardiseerd maar bieden als voordeel dat je overal dezelfde werkomgeving hebt. Voor bedrijven die specifieke eisen hebben aan hun IT-omgeving kan dit het doorslaggevende verschil zijn.
Welke werkplekoplossing past bij jouw MKB-bedrijf? #
De keuze tussen een managed werkplek en cloudwerkplek hangt af van verschillende factoren specifiek voor jouw bedrijf. Bedrijfsgrootte, type werkzaamheden, mobiliteit van medewerkers en beschikbaar IT-budget spelen allemaal een rol. Ook je groeiverwachtingen en toekomstplannen zijn belangrijk om mee te wegen in je beslissing.
Voor bedrijven met veel vaste werkplekken en specifieke softwarevereisten is een managed werkplek vaak de beste keuze. Denk aan architectenbureaus met zware CAD-software, accountantskantoren met specifieke boekhoudprogramma’s of productiebedrijven met geïntegreerde systemen. Deze organisaties profiteren van de lokale rekenkracht en de mogelijkheid tot maatwerk die managed werkplekken bieden.
Cloudwerkplekken passen uitstekend bij bedrijven met flexibele werklocaties of veel thuiswerkers. Ook organisaties die snel groeien of krimpen profiteren van de schaalbaarheid van de cloud. Consultancybureaus, marketingbureaus of bedrijven met veel buitendienstmedewerkers vinden in cloudwerkplekken vaak de ideale oplossing. Je kunt eenvoudig werkplekken toevoegen of verwijderen zonder grote investeringen in hardware.
Het IT-budget speelt natuurlijk ook een belangrijke rol. Managed werkplekken vragen vaak een hogere initiële investering in hardware, terwijl cloudwerkplekken werken met maandelijkse abonnementen. Voor startups of bedrijven die kapitaal willen vrijhouden kan de cloud daarom aantrekkelijker zijn. Bestaande bedrijven met goede hardware kunnen juist besparen door voor managed werkplekken te kiezen.
Overweeg ook hybride oplossingen waarbij je het beste van beide werelden combineert. Bijvoorbeeld vaste managed werkplekken voor je kantoormedewerkers en cloudwerkplekken voor je buitendienst. Dit geeft je de flexibiliteit om per functie de beste oplossing te kiezen.
Wat zijn de kosten van beide werkplekoplossingen? #
De kostenstructuur van managed en cloudwerkplekken verschilt fundamenteel. Managed werkplekken vragen een investering in hardware plus maandelijkse beheerkosten, terwijl cloudwerkplekken werken met een all-inclusive maandelijks bedrag. Voor MKB-bedrijven is het belangrijk om niet alleen naar de directe kosten te kijken maar ook naar de totale kosten over de gebruiksduur.
Bij managed werkplekken heb je te maken met initiële hardwarekosten voor computers, monitoren en randapparatuur. Daarnaast betaal je softwarelicenties en maandelijkse kosten voor het beheer en onderhoud. Deze beheerkosten dekken meestal updates, beveiliging, back-ups en support. Het voordeel is dat je na de initiële investering relatief lage maandelijkse kosten hebt. De hardware gaat meestal drie tot vijf jaar mee.
Cloudwerkplekken werken met een ander kostenmodel. Je betaalt een vast maandelijks bedrag per gebruiker dat alles omvat: de virtuele werkplek, software, opslag, beveiliging en support. Er zijn geen grote investeringen vooraf nodig, wat cashflow-technisch voordelig kan zijn. De maandelijkse kosten liggen vaak hoger dan bij managed werkplekken, maar je hebt geen verrassingen door defecte hardware of extra licentiekosten.
Verborgen kosten kunnen bij beide oplossingen voorkomen. Bij managed werkplekken denk aan vervangingskosten voor defecte hardware, extra softwarelicenties of uitbreidingen van je infrastructuur. Bij cloudwerkplekken kunnen kosten voor extra opslag, premium features of hogere internetverbindingen oplopen. Ook de kosten voor training van medewerkers bij de overgang naar een nieuwe werkplekomgeving worden vaak onderschat.
De schaalbaarheid heeft grote invloed op de total cost of ownership. Cloudwerkplekken schalen moeiteloos mee met je bedrijf – je voegt simpelweg gebruikers toe of verwijdert ze. Bij managed werkplekken moet je hardware bijkopen of afschrijven. Voor snel groeiende bedrijven of organisaties met seizoenspieken kan de cloud daarom kostenefficiënter zijn. Stabiele bedrijven met voorspelbare aantallen werkplekken kunnen juist voordeel halen uit managed werkplekken.
De keuze tussen een managed werkplek en cloudwerkplek is niet zwart-wit. Beide oplossingen hebben hun plaats in het moderne MKB-landschap. Het gaat erom wat het beste past bij jouw specifieke situatie, werkprocessen en toekomstplannen. Neem de tijd om je requirements goed in kaart te brengen en overweeg ook hybride oplossingen.
Bij Aucuba helpen we je graag om de juiste keuze te maken voor jouw organisatie. We kijken samen naar je huidige situatie, toekomstwensen en mogelijkheden. Of je nu kiest voor managed werkplekken, cloudwerkplekken of een combinatie – we zorgen voor een oplossing die perfect aansluit bij jouw bedrijf. Wil je sparren over de beste werkplekoplossing voor jouw situatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.