Wat doe je als werkplekbeheerder?

Een werkplekbeheerder is de professional die ervoor zorgt dat alle digitale werkplekken binnen je organisatie optimaal functioneren. Deze specialist combineert technische kennis met gebruikersondersteuning en houdt zich bezig met alles wat medewerkers nodig hebben om productief te werken: van het installeren van software tot het oplossen van technische problemen. Voor veel MKB-bedrijven is dit een belangrijke rol die vaak wordt ingevuld door een Managed Service Provider, omdat dit kostenefficiënter is dan een fulltime medewerker in dienst nemen.

Wat is een werkplekbeheerder precies? #

Een werkplekbeheerder is de technische professional die de brug vormt tussen ICT en eindgebruikers. Deze specialist zorgt ervoor dat medewerkers zonder zorgen kunnen werken met hun computer, laptop, software en andere digitale hulpmiddelen. Het is iemand die zowel technisch onderlegd is als goed kan communiceren met collega’s die minder technische kennis hebben.

De rol van een werkplekbeheerder gaat verder dan alleen problemen oplossen. Het draait om proactief beheer waarbij potentiële problemen worden voorkomen voordat ze ontstaan. Dit betekent regelmatig updates installeren, systemen monitoren en ervoor zorgen dat de beveiliging op orde is. Voor kleinere bedrijven zonder eigen IT-afdeling neemt een MSP deze taken vaak over, waarbij ze dezelfde kwaliteit en expertise leveren als een interne werkplekbeheerder.

Werkplekbeheerders zijn de mensen die ervoor zorgen dat je ’s ochtends gewoon kunt inloggen, je bestanden kunt openen en zonder technische frustraties je werk kunt doen. Ze houden zich bezig met de complete digitale werkomgeving van medewerkers en zorgen dat alles soepel draait.

Welke taken voert een werkplekbeheerder dagelijks uit? #

De dagelijkse werkzaamheden van een werkplekbeheerder zijn divers en afwisselend. Een groot deel van de dag bestaat uit het installeren en configureren van hardware en software. Dit betekent nieuwe computers klaarmaken voor gebruik, printers aansluiten en zorgen dat alle benodigde programma’s correct werken.

Daarnaast houdt een werkplekbeheerder zich bezig met:

• Het proactief monitoren van systemen om problemen vroegtijdig te signaleren
• Het oplossen van technische storingen en gebruikersproblemen
• Het uitvoeren van beveiligingsupdates en patches
• Het beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten
• Het maken van back-ups en controleren of deze succesvol zijn
• Het documenteren van systemen en procedures

Een belangrijk deel van het werk bestaat uit gebruikersondersteuning. Dit betekent medewerkers helpen met vragen over software, problemen met e-mail oplossen of uitleggen hoe nieuwe functionaliteiten werken. Een goede werkplekbeheerder kan technische zaken op een begrijpelijke manier uitleggen, zodat iedereen ermee kan werken.

Wat is het verschil tussen een werkplekbeheerder en een systeembeheerder? #

Het verschil tussen een werkplekbeheerder en een systeembeheerder zit vooral in de focus van hun werkzaamheden. Een werkplekbeheerder richt zich op de eindgebruiker en diens directe werkomgeving. Dit betekent alles wat op het bureau staat of wat medewerkers direct gebruiken: computers, laptops, printers, telefoons en de software die daarop draait.

Een systeembeheerder daarentegen houdt zich bezig met de onderliggende infrastructuur. Denk aan servers, netwerken, firewalls en centrale systemen waar alle werkplekken mee verbonden zijn. De systeembeheerder zorgt dat het fundament waarop alle werkplekken draaien stabiel en veilig is.

In de praktijk is er vaak overlap tussen beide functies. Bij kleinere organisaties worden beide rollen regelmatig door dezelfde persoon uitgevoerd. Bij grotere bedrijven werken werkplekbeheerders en systeembeheerders nauw samen. Als een medewerker bijvoorbeeld geen verbinding kan maken met het netwerk, onderzoekt de werkplekbeheerder eerst of het probleem bij de werkplek ligt. Is dat niet het geval, dan schakelt hij de systeembeheerder in om het netwerkprobleem op te lossen.

Waarom is een werkplekbeheerder belangrijk voor jouw bedrijf? #

Een werkplekbeheerder is belangrijk omdat deze professional direct bijdraagt aan de productiviteit van je hele organisatie. Wanneer ICT-problemen snel worden opgelost of zelfs worden voorkomen, kunnen medewerkers ongestoord doorwerken. Dit voorkomt frustratie en tijdverlies, wat zich direct vertaalt in betere bedrijfsresultaten.

De waarde van werkplek beheer wordt vooral zichtbaar in:

• Het waarborgen van bedrijfscontinuïteit door systemen draaiende te houden
• Het verhogen van medewerkerstevredenheid door snelle hulp bij problemen
• Kostenbesparingen door preventief onderhoud en het voorkomen van grote storingen
• Het beschermen tegen beveiligingsrisico’s door updates en patches
• Het optimaliseren van werkprocessen door de juiste tools beschikbaar te maken

Voor MKB-bedrijven zonder eigen IT-afdeling is professioneel werkplekbeheer extra waardevol. Het stelt je in staat om te profiteren van expertise zonder de kosten van een fulltime medewerker. Bovendien zorgt het ervoor dat je bedrijf mee kan groeien met technologische ontwikkelingen zonder dat je zelf expert hoeft te worden.

Hoe kies je de juiste werkplekbeheerder of managed service provider? #

Bij het kiezen van een werkplekbeheerder of MSP zijn verschillende factoren belangrijk. Voor een interne werkplekbeheerder kijk je naar technische vaardigheden, communicatieve kwaliteiten en relevante certificeringen. Iemand met ervaring in jouw branche begrijpt vaak beter welke specifieke uitdagingen er spelen.

Bij het selecteren van een externe partner let je op:

• Ervaring met bedrijven van jouw omvang en in jouw sector
• De beschikbaarheid van support en reactietijden
• Het aanbod van proactief beheer versus alleen reactieve ondersteuning
• De mogelijkheid voor zowel remote als onsite support
• Transparantie in prijzen en dienstverlening

De keuze tussen inhouse beheer en uitbesteding hangt af van je bedrijfsgrootte, budget en specifieke behoeften. Voor veel MKB-bedrijven is uitbesteding aan een specialist vaak voordeliger omdat je toegang krijgt tot een heel team van experts voor de prijs van één medewerker. Bovendien ben je verzekerd van continuïteit, ook tijdens vakanties of ziekte.

Conclusie: De werkplekbeheerder als onmisbare schakel #

Een werkplekbeheerder is de professional die ervoor zorgt dat jouw medewerkers productief kunnen werken zonder ICT-zorgen. Of je nu kiest voor een interne medewerker of samenwerkt met een externe partner, professioneel werkplekbeheer draagt direct bij aan het succes van je organisatie. Het voorkomt problemen, verhoogt de productiviteit en zorgt voor een veilige digitale werkomgeving.

Voor MKB-bedrijven zonder eigen IT-afdeling bieden wij bij Aucuba precies deze dienstverlening. Met persoonlijke aandacht, proactief beheer en begrijpelijke communicatie zorgen we ervoor dat jouw ICT gewoon werkt. Zo kun jij je concentreren op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien. Wil je weten hoe wij jouw werkplekbeheer kunnen verzorgen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.