Om te starten met managed werkplekken heb je een stabiele internetverbinding, bereidheid tot verandering binnen je organisatie en budget voor maandelijkse servicekosten nodig. Voor MKB-bedrijven wordt managed werkplekken rendabel vanaf ongeveer 5-10 medewerkers, waarbij je bestaande apparatuur vaak kunt meenemen in de overgang. De implementatie duurt meestal 4-8 weken, afhankelijk van je bedrijfsgrootte. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over wat je nodig hebt voor een succesvolle overstap naar managed werkplekken.
Wat zijn managed werkplekken eigenlijk? #
Managed werkplekken zijn volledig beheerde ICT-oplossingen waarbij hardware, software, beveiliging en ondersteuning worden uitbesteed aan een externe partner. Je betaalt een vast maandbedrag per werkplek en krijgt daarvoor alles wat nodig is om productief te werken: computers, software, support en beveiliging. Het verschil met traditioneel werkplekbeheer is dat je geen eigen ICT-afdeling of grote investeringen vooraf nodig hebt.
Bij het traditionele model koop je zelf alle apparatuur, software en regelt je eigen onderhoud. Dit betekent hoge aanschafkosten, onvoorspelbare onderhoudskosten en de noodzaak om zelf expertise in huis te hebben. Met managed werkplekken verschuift dit naar een Managed Service Provider die alles voor je regelt.
Het as-a-service model biedt MKB-bedrijven belangrijke voordelen. Je hoeft geen grote investeringen te doen in hardware die over een paar jaar verouderd is. Updates en vernieuwingen gebeuren automatisch. Bij problemen staat er direct een heel team van specialisten voor je klaar. Bovendien schaalt de oplossing mee met je bedrijf: nieuwe medewerkers krijgen direct een complete werkplek, en bij krimp stop je simpelweg met betalen voor ongebruikte werkplekken.
Welke basisvoorwaarden gelden voor managed werkplekken? #
De belangrijkste voorwaarde voor managed werkplekken is een stabiele internetverbinding met voldoende bandbreedte. Reken op minimaal 10 Mbps per werkplek voor standaard kantoorwerk, meer voor grafische toepassingen. Daarnaast moet je organisatie open staan voor verandering en bereid zijn om werkprocessen aan te passen. Het budget moet ruimte bieden voor maandelijkse servicekosten in plaats van grote investeringen vooraf.
Op infrastructureel gebied zijn de eisen beperkt. Je hebt een goede internetverbinding nodig en voldoende stopcontacten op de werkplekken. De rest wordt door de dienstverlener geregeld. Wel is het belangrijk dat je huidige bedrijfsprocessen compatibel zijn met een moderne digitale werkplek. Oude, specifieke software die alleen op bepaalde computers draait kan soms een uitdaging vormen.
Organisatorische gereedheid is minstens zo belangrijk als technische voorwaarden. Je medewerkers moeten bereid zijn om met nieuwe systemen te werken. Het management moet achter de keuze staan en bereid zijn om de overstap te ondersteunen. Ook moet je accepteren dat je meer afhankelijk wordt van een externe partner voor je ICT. Dit vraagt vertrouwen en goede afspraken over service levels en bereikbaarheid.
Financieel gezien verschuif je van kapitaalintensieve investeringen (CAPEX) naar operationele kosten (OPEX). Dit betekent dat je geen grote bedragen meer uitgeeft aan hardware, maar maandelijks betaalt voor de dienst. Voor veel MKB-bedrijven is dit gunstiger omdat het de cashflow verbetert en budgettering voorspelbaarder maakt.
Hoeveel medewerkers heb je minimaal nodig voor managed werkplekken? #
Managed werkplekken worden meestal rendabel vanaf 5-10 werkplekken, afhankelijk van je specifieke behoeften en de gekozen dienstverlener. Bij kleinere aantallen kunnen de kosten per werkplek hoger uitvallen dan zelf beheren. Vanaf 10 werkplekken zie je vaak significante schaalvoordelen ontstaan waarbij de totale ICT-kosten lager worden dan bij eigen beheer.
De kostenvoordelen nemen toe naarmate je organisatie groeit. Bij 5 werkplekken betaal je mogelijk nog een premie voor het gemak van werkplekken outsourcen. Bij 20 werkplekken bespaar je al significant op personeel dat je anders voor ICT-beheer zou moeten inhuren. Bij 50+ werkplekken worden de schaalvoordelen echt interessant, met lagere kosten per werkplek en betere service levels.
Het mooie van werkplek as a service is de flexibiliteit om mee te groeien. Je start bijvoorbeeld met 8 werkplekken en breidt uit naar 15 wanneer je bedrijf groeit. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Bij krimp schaal je net zo makkelijk terug. Deze flexibiliteit is vooral waardevol voor groeiende bedrijven die nog niet exact weten hoeveel medewerkers ze over een jaar hebben.
Voor hele kleine bedrijven (1-4 medewerkers) kan het interessant zijn om te kijken naar hybride oplossingen. Misschien outsource je alleen specifieke onderdelen zoals backup en beveiliging, terwijl je de rest zelf blijft doen. Naarmate je groeit, kun je meer onderdelen uitbesteden tot je uiteindelijk overgaat op volledig MKB werkplekbeheer.
Wat gebeurt er met bestaande apparatuur bij de overstap? #
Bij de overstap naar managed werkplekken kun je vaak bestaande apparatuur meenemen in de nieuwe situatie. De dienstverlener inventariseert eerst welke hardware nog geschikt is voor gebruik. Computers jonger dan 3 jaar kunnen meestal probleemloos worden opgenomen in het beheer. Oudere apparatuur wordt beoordeeld op prestaties en compatibiliteit met moderne software.
Er zijn verschillende opties voor je huidige hardware. Inruil is mogelijk waarbij je een vergoeding krijgt voor apparatuur die wordt vervangen. Overname betekent dat de dienstverlener je hardware koopt en deze opneemt in hun beheermodel. Bij gefaseerde overgang behoud je eerst je eigen apparatuur en vervang je deze geleidelijk volgens een afgesproken planning. Dit spreidt de kosten en minimaliseert verstoring.
Data-overdracht gebeurt zorgvuldig om geen informatie te verliezen. De managed werkplek provider maakt eerst een volledige backup van alle gegevens. Vervolgens worden data en instellingen overgezet naar de nieuwe omgeving. Gebruikers merken hier weinig van: ze loggen in en vinden alles terug zoals ze gewend zijn, alleen werkt alles sneller en stabieler.
De continuïteit van dagelijkse werkzaamheden staat voorop tijdens de migratie. Meestal gebeurt de overstap in het weekend of buiten kantooruren. Kritische systemen blijven beschikbaar via tijdelijke oplossingen. Medewerkers kunnen gewoon doorwerken terwijl op de achtergrond de nieuwe cloud werkplek wordt ingericht. Alleen bij de definitieve omschakeling is er een kort moment waarop systemen niet beschikbaar zijn.
Hoe lang duurt implementatie van managed werkplekken? #
De volledige implementatie van managed werkplekken duurt meestal 4-8 weken, afhankelijk van je bedrijfsgrootte en complexiteit. Voor een bedrijf met 10 werkplekken reken je op 4-6 weken, bij 50+ werkplekken kan dit oplopen tot 8-12 weken. Deze periode omvat alle fases van inventarisatie tot volledige operationaliteit, waarbij je bedrijf gewoon kan doorwerken.
De implementatie verloopt in duidelijke fases. De inventarisatiefase (week 1-2) brengt je huidige ICT-omgeving in kaart. Welke software gebruik je? Hoeveel data moet worden gemigreerd? Welke specifieke wensen hebben verschillende afdelingen? Deze informatie vormt de basis voor een gedetailleerd implementatieplan.
Tijdens de planningsfase (week 2-3) worden alle details uitgewerkt. Je krijgt een tijdlijn met exacte momenten voor elke stap. Trainingsmomenten worden ingepland. Communicatie naar medewerkers wordt voorbereid. De technische infrastructuur wordt opgezet en getest in een testomgeving.
De migratiefase (week 3-6) is het daadwerkelijke overzetten van systemen en data. Dit gebeurt meestal gefaseerd: eerst een pilotgroep, dan afdeling voor afdeling. Zo kunnen eventuele kinderziektes worden opgelost voordat het hele bedrijf overgaat. Training van medewerkers loopt parallel aan de migratie.
De nazorgfase (week 6-8) zorgt voor een soepele overgang naar de nieuwe situatie. Extra ondersteuning is beschikbaar voor medewerkers die moeite hebben met de nieuwe systemen. Processen worden gefinetuned op basis van eerste ervaringen. Na deze periode draait alles stabiel en begin je de voordelen van ICT werkplek outsourcing echt te merken.
De overstap naar managed werkplekken vraagt een goede voorbereiding, maar met de juiste partner verloopt het proces soepel. Je krijgt moderne ICT zonder de zorgen van beheer en onderhoud. Je medewerkers werken productiever met up-to-date systemen. En je hebt de zekerheid dat alles veilig en betrouwbaar is ingericht. Bij Aucuba helpen we MKB-bedrijven dagelijks met deze transformatie. Wil je weten wat managed werkplekken voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.