Wat is Microsoft 365 en wat zit er in?

Microsoft 365 is een cloudgebaseerd abonnementspakket van Microsoft dat bekende kantoorapplicaties zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook combineert met cloudopslag, communicatietools en beveiligingsdiensten. In tegenstelling tot een eenmalige softwareaankoop ontvang je als abonnee voortdurend updates, nieuwe functies en toegang via meerdere apparaten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Microsoft 365 voor zakelijk gebruik.

Welke apps en diensten zijn inbegrepen in Microsoft 365? #

Microsoft 365 bevat de volledige suite van Office-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote, aangevuld met cloudgebaseerde diensten zoals Teams, SharePoint, OneDrive en Exchange Online. Welke apps precies beschikbaar zijn, hangt af van het gekozen abonnement, maar de kernpakketten voor bedrijven bieden altijd toegang tot zowel de desktopversies als de webversies van deze tools.

Naast de bekende kantoorapplicaties biedt Microsoft 365 ook diensten die specifiek gericht zijn op samenwerking en communicatie. Microsoft Teams fungeert als centrale hub voor videovergaderingen, chats en bestandsdeling. SharePoint maakt het mogelijk om documenten centraal op te slaan en te delen binnen de organisatie. OneDrive biedt persoonlijke cloudopslag, zodat medewerkers altijd en overal bij hun bestanden kunnen. Afhankelijk van het abonnement zijn ook tools voor cybersecurity, apparaatbeheer en compliance inbegrepen.

Wat is het verschil tussen Microsoft 365 en Office 2021? #

Het belangrijkste verschil is het verdienmodel en de manier van updaten. Office 2021 is een eenmalige aankoop waarmee je de applicaties permanent bezit, maar geen recht hebt op nieuwe functies na de initiële release. Microsoft 365 is een doorlopend abonnement dat altijd de nieuwste versie van de software levert, inclusief clouddiensten die bij Office 2021 niet zijn inbegrepen.

Met Office 2021 koop je een momentopname van de software. Je ontvangt beveiligingsupdates tot een bepaalde einddatum, maar nieuwe functies worden niet toegevoegd. Microsoft 365 daarentegen evolueert continu: nieuwe mogelijkheden in Word, Excel of Teams worden automatisch uitgerold naar alle abonnees. Bovendien zijn cloudservices zoals Teams, SharePoint en Exchange Online uitsluitend beschikbaar via een Microsoft 365-abonnement. Voor bedrijven die afhankelijk zijn van samenwerking en mobiele toegang, biedt Microsoft 365 daarmee een aanzienlijk bredere functionaliteit.

Welke Microsoft 365-abonnementen zijn er voor bedrijven? #

Microsoft biedt meerdere zakelijke abonnementen aan, elk afgestemd op een andere bedrijfsgrootte en behoefte. De voornaamste categorieën zijn Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium en de Enterprise-plannen (Microsoft 365 E3 en E5). Elk plan biedt een andere combinatie van apps, cloudopslag en beveiligingsfuncties.

• Microsoft 365 Business Basic: Webversies van de Office-apps, Teams, SharePoint en Exchange. Geschikt voor bedrijven die vooral online werken.
• Microsoft 365 Business Standard: Voegt de volledige desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook toe, plus extra functies in Teams.
• Microsoft 365 Business Premium: Bevat alles uit Business Standard, aangevuld met geavanceerde beveiligings- en apparaatbeheertools. Aanbevolen voor bedrijven die extra bescherming nodig hebben.
• Microsoft 365 Enterprise (E3/E5): Bedoeld voor grotere organisaties met complexere compliance- en beveiligingsvereisten.

Voor de meeste MKB-bedrijven is Business Standard of Business Premium de meest passende keuze, afhankelijk van hoe zwaar beveiliging en apparaatbeheer meewegen.

Hoeveel gebruikers kunnen één Microsoft 365-abonnement delen? #

Een zakelijk Microsoft 365-abonnement werkt op basis van een licentie per gebruiker, niet als een gedeeld account. Dat betekent dat elke medewerker een eigen licentie nodig heeft. Per licentie mag één gebruiker Microsoft 365 installeren op maximaal vijf pc’s of Macs, vijf tablets en vijf smartphones tegelijkertijd.

Er is geen maximum aan het aantal licenties dat een bedrijf kan afnemen. Je schaalt simpelweg mee met het aantal medewerkers: groeit je team, dan voeg je extra licenties toe. Krimpt het team, dan kun je licenties afbouwen. Dit maakt Microsoft 365 bijzonder flexibel voor groeiende organisaties. Het is wel belangrijk om licenties goed te beheren, zodat je niet betaalt voor accounts die niet meer in gebruik zijn.

Werkt Microsoft 365 ook zonder internetverbinding? #

Ja, de desktopversies van Microsoft 365-apps zoals Word, Excel en PowerPoint werken ook zonder internetverbinding. Documenten die lokaal of op OneDrive zijn opgeslagen, zijn offline bewerkbaar. Zodra er weer verbinding is, worden wijzigingen automatisch gesynchroniseerd. Cloudgebaseerde diensten zoals Teams en Exchange Online vereisen wel een actieve verbinding.

Dit is een belangrijk voordeel ten opzichte van puur webgebaseerde alternatieven: medewerkers kunnen ongestoord doorwerken, ook als de internetverbinding tijdelijk wegvalt. Wel geldt dit alleen voor abonnementen die de volledige desktopapplicaties bevatten, zoals Business Standard en Business Premium. Met Business Basic, dat alleen webapps biedt, ben je volledig afhankelijk van een internetverbinding.

Is Microsoft 365 veilig genoeg voor zakelijk gebruik? #

Microsoft 365 is ontworpen met zakelijke beveiliging als prioriteit en voldoet aan internationale beveiligingsnormen en privacywetgeving, waaronder de AVG. De dienst biedt standaard functies zoals meervoudige verificatie, versleuteling van data in transit en in rust, en geavanceerde spamfiltering. Hogere abonnementen voegen extra beschermingslagen toe, zoals geavanceerde dreigingsdetectie en apparaatbeheer.

Toch is beveiliging nooit uitsluitend een kwestie van de software zelf. De manier waarop een organisatie Microsoft 365 configureert en beheert, bepaalt voor een groot deel hoe veilig de omgeving daadwerkelijk is. Denk aan het correct instellen van toegangsrechten, het activeren van meervoudige verificatie voor alle gebruikers en het regelmatig controleren van aanmeldingsactiviteit. Wij helpen MKB-bedrijven bij het inrichten van een veilige Microsoft 365-omgeving, zodat de technische mogelijkheden ook daadwerkelijk benut worden.

Wat zijn de kosten van Microsoft 365 per maand? #

De maandelijkse kosten van een Microsoft 365-abonnement voor bedrijven variëren op basis van het gekozen plan, het aantal gebruikers en de looptijd van het contract. Een jaarabonnement is doorgaans voordeliger per maand dan een maandelijks opzegbaar abonnement. Hogere plannen met meer functies en betere beveiliging brengen uiteraard hogere kosten met zich mee.

Bij het bepalen van de totale investering spelen meerdere factoren een rol:

• Het abonnementstype: Business Basic, Standard of Premium kennen elk een ander prijsniveau.
• Het aantal gebruikers: Elke medewerker heeft een eigen licentie nodig, dus de kosten schalen lineair mee.
• De contractvorm: Jaarlijkse betaling is goedkoper dan maandelijks opzegbaar.
• Aanvullende diensten: Denk aan extra opslag, geavanceerde beveiligingsmodules of aanvullend beheer door een ICT-partner.

De meest actuele tarieven zijn te vinden op de website van Microsoft. Heb je vragen over welk abonnement het beste past bij jouw organisatie, of wil je weten wat het volledig beheren van Microsoft 365 kost? Neem gerust contact met ons op, dan denken we graag met je mee.