Wat is SharePoint en hoe gebruik ik het als MKB?

SharePoint is een cloudgebaseerd samenwerkingsplatform van Microsoft waarmee bedrijven documenten kunnen opslaan, beheren en delen vanuit één centrale omgeving. Voor het MKB is SharePoint bijzonder waardevol omdat het een gestructureerde werkplek creëert die toegankelijk is voor alle medewerkers, ongeacht locatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SharePoint voor kleine bedrijven.

Wat kan SharePoint concreet voor mijn bedrijf doen? #

SharePoint biedt MKB-bedrijven een centrale digitale werkplek waar medewerkers documenten kunnen opslaan, samenwerken aan bestanden en bedrijfsinformatie delen. Het platform fungeert als een intern portaal, ook wel intranet genoemd, waar iedereen altijd toegang heeft tot de juiste informatie, procedures en documenten, zonder eindeloos te zoeken in e-mailmappen of lokale schijven.

Concreet kun je met SharePoint onder andere:

• Een gedeelde documentenbibliotheek inrichten voor alle afdelingen
• Versies van documenten bijhouden, zodat iedereen altijd met de meest actuele versie werkt
• Toegangsrechten instellen per team, afdeling of persoon
• Nieuws, aankondigingen en bedrijfsprocedures centraal publiceren
• Samenwerken aan bestanden zonder bestanden heen en weer te sturen per e-mail

Voor een klein bedrijf zonder interne IT-afdeling is dat laatste punt bijzonder relevant. In plaats van meerdere versies van hetzelfde document via e-mail te versturen, werkt iedereen tegelijkertijd in hetzelfde bestand. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten.

Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive? #

Het verschil tussen SharePoint en OneDrive zit in het gebruik: OneDrive is bedoeld voor persoonlijke bestandsopslag van een individuele medewerker, terwijl SharePoint gericht is op samenwerking en gedeelde opslag voor teams of de hele organisatie. Beide zijn onderdeel van Microsoft 365, maar ze vullen elkaar aan in plaats van elkaars concurrent te zijn.

Een praktische manier om het onderscheid te onthouden: bestanden die alleen jij nodig hebt, sla je op in OneDrive. Bestanden die het hele team of de hele organisatie nodig heeft, horen thuis in SharePoint. Denk aan een offerte die je zelf opstelt in OneDrive, maar een prijslijst of arbeidscontractsjabloon dat voor iedereen beschikbaar moet zijn in SharePoint.

Veel MKB-bedrijven gebruiken beide naast elkaar. SharePoint vormt de gedeelde ruggengraat van de organisatie, terwijl OneDrive de persoonlijke werkruimte van elke medewerker is. Binnen Microsoft 365 stroomt informatie soepel tussen beide omgevingen, waardoor het in de praktijk als één geheel aanvoelt.

Hoe werkt SharePoint samen met Microsoft Teams? #

SharePoint en Microsoft Teams zijn diep met elkaar geïntegreerd: elke Teams-omgeving heeft automatisch een bijbehorende SharePoint-site op de achtergrond. Bestanden die je deelt in een Teams-kanaal worden opgeslagen in SharePoint, ook al merk je dat als gebruiker nauwelijks. Teams is de communicatielaag, SharePoint is de opslaglaag.

Dit betekent dat wanneer jouw medewerkers samenwerken via Teams, ze feitelijk al gebruikmaken van SharePoint zonder dat ze dat expliciet hoeven te doen. Documenten die in een Teams-kanaal worden gedeeld, zijn terug te vinden in de bijbehorende SharePoint-bibliotheek en kunnen ook via de browser worden geopend en bewerkt.

Voor het MKB is deze integratie een groot voordeel. Je hoeft niet te kiezen tussen communiceren en samenwerken aan documenten. Alles speelt zich af binnen hetzelfde ecosysteem van Microsoft 365, wat de drempel voor gebruik laag houdt en de kans op fouten of verspreide informatie vermindert.

Hoe begin je met SharePoint als MKB? #

Als MKB begin je met SharePoint het best stap voor stap, te beginnen met één duidelijk doel, zoals het centraliseren van gedeelde documenten of het opzetten van een eenvoudige intranetpagina. Een gefaseerde aanpak voorkomt dat medewerkers overweldigd raken en zorgt voor een hogere adoptie binnen het team.

Een praktische aanpak ziet er als volgt uit:

1. Bepaal het doel: Wil je documenten centraliseren, een intranet bouwen of samenwerking verbeteren? Begin met één focus.
2. Richt een teamsite in: Maak een SharePoint-site aan voor je organisatie of een specifieke afdeling.
3. Zet een duidelijke mappenstructuur op: Een logische indeling maakt het platform direct bruikbaar voor iedereen.
4. Stel rechten in: Bepaal wie toegang heeft tot welke informatie.
5. Train medewerkers kort: Een korte uitleg of handleiding is vaak voldoende om mensen op weg te helpen.

Een goede start is bepalend voor het succes van SharePoint binnen je organisatie. Wij helpen MKB-bedrijven regelmatig bij het inrichten en implementeren van SharePoint op een manier die aansluit bij de werkwijze van het team, zodat het platform direct waarde toevoegt en niet als extra last wordt ervaren.

Wat kost SharePoint voor een klein bedrijf? #

SharePoint is voor kleine bedrijven beschikbaar via een Microsoft 365-abonnement en kent geen aparte aanschafkosten als losstaand product. De totale kosten hangen af van meerdere factoren, waaronder het gekozen abonnementstype, het aantal gebruikers en de eventuele kosten voor implementatie en beheer.

Bij het inschatten van de kosten spelen de volgende aspecten een rol:

• Abonnementsniveau: Microsoft 365 kent verschillende plannen met uiteenlopende functionaliteiten. SharePoint is opgenomen in de meeste zakelijke abonnementen, maar de beschikbare opslagruimte en mogelijkheden variëren per plan.
• Aantal gebruikers: De licentiekosten worden per gebruiker per maand berekend, wat het schaalbaar maakt voor groeiende bedrijven.
• Implementatie en inrichting: Een eenvoudige basisopzet kost minder tijd dan een uitgebreide intranetomgeving met meerdere sites en integraties.
• Beheer en ondersteuning: Als je geen interne IT-afdeling hebt, is het verstandig om rekening te houden met kosten voor een externe partner die het platform beheert en up-to-date houdt.

Voor de meeste MKB-bedrijven vallen de kosten voor SharePoint mee in verhouding tot de tijdsbesparing en de verbeterde samenwerking die het oplevert.

Is SharePoint veilig genoeg voor bedrijfsgevoelige documenten? #

Ja, SharePoint biedt een hoog beveiligingsniveau dat geschikt is voor bedrijfsgevoelige documenten. Het platform draait op de Microsoft-cloudinfrastructuur, die voldoet aan internationale beveiligingsnormen en privacywetgeving, waaronder de AVG. Gegevens worden versleuteld opgeslagen en overgedragen, en toegang wordt beheerd via Microsoft-accounts met ondersteuning voor meervoudige verificatie.

Concreet beschikt SharePoint over de volgende beveiligingslagen:

• Gedetailleerde toegangsrechten per site, map of document
• Meervoudige verificatie (MFA) voor extra bescherming bij inloggen
• Versleuteling van gegevens, zowel in opslag als tijdens overdracht
• Auditlogboeken die bijhouden wie welk document heeft geopend of gewijzigd
• Mogelijkheid om documenten te beveiligen tegen extern delen

De veiligheid van SharePoint staat of valt echter ook met de manier waarop het platform wordt ingericht. Verkeerd geconfigureerde rechten of het onbeperkt toestaan van extern delen kunnen kwetsbaarheden introduceren. Een correcte inrichting en periodiek onderhoud zijn daarom essentieel om de beveiliging op peil te houden.

Wanneer is SharePoint de juiste keuze voor jouw organisatie? #

SharePoint is de juiste keuze wanneer jouw organisatie behoefte heeft aan een centrale, gedeelde werkplek voor documenten en informatie, en wanneer samenwerking tussen medewerkers op verschillende locaties of apparaten een rol speelt. Het platform is bijzonder geschikt voor bedrijven die al werken met Microsoft 365 en het maximale uit hun bestaande abonnement willen halen.

SharePoint past goed bij jouw organisatie als:

• Medewerkers regelmatig zoeken naar de juiste versie van een document
• Informatie nu verspreid staat over e-mail, lokale schijven en losse mappen
• Er behoefte is aan een centraal punt voor bedrijfsprocedures en nieuws
• Teams op afstand of hybride samenwerken
• Je wilt groeien zonder dat de informatiehuishouding een knelpunt wordt

Voor kleine bedrijven zonder interne IT-afdeling is het verstandig om SharePoint niet alleen aan te schaffen, maar ook goed te laten inrichten en beheren. Een slecht opgezet platform werkt averechts en leidt tot frustratie in plaats van tijdsbesparing. Wil je weten of SharePoint aansluit bij de situatie van jouw bedrijf en hoe je er het beste mee kunt starten? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.